OutlookでGTD。

尖閣事件ビデオがYouTubeにアップされています。
見ましたか？



信です。


やる事リストの振りわけが終わったら、次はOutlookとの連携です。

「後でやる」「プロジェクト」のセッションを見て、ノートにフラグを立てていきましょう。

特に「プロジェクト」はもうこれ以上行動を分解できないか？考えながらフラグを立てて下さい。


フラグを立て終わったら、今度はOutlookを起動して下さい。


Outlookにカテゴリーを作ります。

元祖GTDでは、ToDoリストに載せるのは、後でやるの一つだけです。

それだと、今日やらなきゃいけないこと。から、今月中にすればいいことなどが一緒になって見にくい。

特に、これを先にやって次これをやる。っていうことが分かりにくいです。


ですので、わたしは、カテゴリーを「今日やる」「今週やる」「今月やる」に分けました。


そして、OneNoteからOutlookに送った仕事リストを先ほど作成したカテゴリーに分けて下さい。


終わったら、Outlookのビューを「終了していない仕事」にして下さい。


これでこれから先、やる仕事はOutlookの仕事リストを見ながら上から順番にこなしていきます。

OneNoteとOutlookの連携技。

ダルビッシュの離婚。別居が報道されていますね。
誕生日を忘れない。ワークライフバランスをとるためにもGTDは有効ですよ。


sinです。


GTDの収集のステップが終わったら、次はワークフローに従ってやるべきことリストを処理していきます。
ここで、OutlookとOneNoteの連携が生きてきます。


まず。
OneNoteのinボックスを見て、ノートブックを上からクリックしていきます。

クリックして、次の質問に答えていきます。

その質問は。
「次のアクションが起こせますか？」です。
次のアクションというのは、次の行動が起こせるか。と言うことです。

起こせない場合。
OneNoteの「いつかやる」「ゴミ箱」「資料」のどれかのセッションに移動します。


行動が起こせる場合。次の質問にいきます。
次の質問は。
「そのアクションは一つですか？」です。


二つ以上の行動がある場合。
OneNoteの「プロジェクト」のセッションへ移動します。


アクションが一つで、2分以内に済ますことが出来る場合。
今すぐやります。


その行動が2分以上掛かる場合。
次の質問になります。

次の質問は。
「人に任せることが出来るか？」です。


人に任せれる場合、連絡して任します。
そして、やるべきことリストを書き変えます。

誰々から連絡待ち。と。


次の質問は、「日程が決まっているかどうかです。」

日程が決まっている場合は、Outlookのカレンダーに入力して下さい。


全ての質問に答えて、まだ残っている場合。
そのToDoは、OneNoteの「後でする」の中に入れて下さい。


これをinボックスがなくなりまでしていきます。


次は、OneNoteの「プロジェクト」と「後でする」のセッションの整理になります。

MS OfficeでGTDを始めよう！

信です。


GTDの始め方はまず、Microsoft Officeをインストールして下さい。

Officeの中で使うのは、OutlookとOneNoteです。

わたしは、Office2007を使っていますが、Office2010でもそのまま使えると思います。



インストールが終わったら、OneNoteを起動して下さい。


OneNoteが始めての人に、どんなソフトかというと。
evernoteのようなデジタルノートアプリケーションです。

Windows+N でメモを取ったり、Windows+Sで画面のキャプチャーを取ったり。
ネットサーフィンをしていて、面白い記事があれば、IEのツール→OneNoteへ送る。でOneNoteに取り込むことが出来ます。
また、Outlookとの連携もよく、OneNoteからフラグを立ててOutlookの仕事に転記する。と言うことが簡単に出来ます。


OneNoteを使えば、情報整理の初期の段階。記録と整理が楽になります。



では、OneNoteを起動したら、GTD用のノートブックを作成しましょう。

OneNoteでは、ノートブック。セッション。ページという風に階層的にノートを整理していきます。

GTD用のノートブックを作成したら、セッションをいくつか作成しましょう。

作成するセッションは、「inボックス」「いつかやる」「後でやる」「プロジェクト」「ゴミ箱」「資料」です。


GTD用のノートブックが作成できたら、次は、設定をします。


ツール→オプションで設定画面が出てきます。


設定画面の保存を見て、既定の参照先を変更しましょう。

落書きノートセッションを、先ほど作成した「inボックス」に変更します。

次に、OneNoteに送るを見て、Webノートと印刷イメージも「inボックス」に変更します。


これでOneNoteの設定も出来ました。


次はいよいよ、OneNoteでGTDを始めてみましょう。

忙しくても頭スッキリ仕事術。GTDとは？

信です。


仕事の進め方はGTDを少し改良して使っています。

頭の中をシステムに追い出すので、頭スッキリ。
物忘れがなくなりました。

ただ。。。
忙しいからまだしてない。ということは増えましたけど。


システムは、メインにOutlookとOneNoteを。サブに手帳を。リアルな文書はA3用紙の入る箱三段を使用します。


出来れば、iphonとか使って外でもToDoリストの確認が出来ればいいのですが、そこまでは必要無いかな。と思っています。


あなたは、どんな仕事の進め方をしていますか？

良かったら教えて下さい。