3ヶ月に一回。ブレインダンプで頭を空っぽに。

鹿児島・奄美大島西方の日本の排他的経済水域に中国船がまた入ってきたようですね。

まぁ、3時間後に出ていったそうですが。

日本って、ほんとなめられてる。



信です。

月次レビューで今。順調に進んでいるかの確認が出来たら、今度は、四半期レビューでこれからどこに行くか？を考えます。



どうやって考えるか？
これから欲しい物。何をしていくか？を頭の中から紙に全部書き抜きます。
これは、ブレインダンプって言います。



ブレインダンプは、自分の頭の中のしたい事。欲しい物を全部書きだします。
頭の中を空っぽにするまでブレインダンプをします。



ブレインダンプの仕方は、まず。
欲しい物。手に入れたい物。買いたい物を全部紙。ノートに書き抜きます。

そして、自分が今。やらなければいけないこと。これからすることを全部書き抜きます。

後は、ビジネスアイデア。借金の額を全部書き抜きます。


書き抜きノートを見ながら、Excelに入力します。

Excelに入力した後、欲しい物の順番。やる事の順番をつけていきます。

それをOneNoteの「いつかやる」のセッションにノートを作って貼付けます。

後は、そのノートを見ながら行動するだけとなります。



四半期レビューで今までのやることを忘れて新しく考えることで、ブレインダンプの精度が上がっていきます。

さぁ、あなたも頭の中を空っぽにしてみましょう。

GTDの週次レビューの力！

雨ですね。
今ネットでは中国の問題が叫ばれていますが、あなたはどう思いますか？

自衛のために。という名の元に徴兵制や核。憲法9条の改正などの話が出ないか心配しています。

Win-Winの関係が作れるような、もっと次元の高い外交をお願いしたいものです。



信です。

毎日レビューをしていれば、GTDは使えます。
ですが、OneNoteのinボックスにいつまでもやる事リストがたまったり、プロジェクトや後でやるの中に終わった仕事がたまったりしますので、ときどき見直す必要があります。

GTDではそれを週次レビューとして、スケジュールされています。



毎週。見直すことで、最新のやることリストが維持されます。

一週間も立てば、受けた仕事だけではなく、「あぁ、あれもやらなきゃ！」って言うことが出てくると思います。

そういう事も週次レビューで見直します。



その上にわたしは、自分のミッションを見直したり、月の予算計画書に実績を入力して、きちんと生活できているか確認したりしています。

これは、毎月見直すようにしていたのですが、ちょっと修正が効かないな。と考えてしています。




それでは週次レビューで何を見直すか。

それはまず。
OneNoteで、inボックスの中の終わった仕事はゴミ箱へ移動します。

inボックスの中で終わっていない仕事は、プロジェクトか後でやるかいつかやるか資料に振り分けます。

プロジェクト。後でやる。いつかやる。を見直して、他にやることはないか。を考えます。

そうすることで、最新のやることリストが維持されます。


わたしは、その上に、自分のミッションを見直して、消すところ。付け加えるところがないか考えます。
そして、ミッション通りに行動しているか反省します。

月の予算計画にその週の実績を入力して、きちんと生活できているか確認しています。



こういう風に週次レビューとして、見直す時間を取ることで、仕事にも人生にも。確認と反省ができ、修正することが出来るようになります。


GTDには、見直すステップは週次レビューしかないのですが、わたしはその上に毎月見直す。月次レビューを取り入れています。

これは次回に。

OutlookでGTD。

尖閣事件ビデオがYouTubeにアップされています。
見ましたか？



信です。


やる事リストの振りわけが終わったら、次はOutlookとの連携です。

「後でやる」「プロジェクト」のセッションを見て、ノートにフラグを立てていきましょう。

特に「プロジェクト」はもうこれ以上行動を分解できないか？考えながらフラグを立てて下さい。


フラグを立て終わったら、今度はOutlookを起動して下さい。


Outlookにカテゴリーを作ります。

元祖GTDでは、ToDoリストに載せるのは、後でやるの一つだけです。

それだと、今日やらなきゃいけないこと。から、今月中にすればいいことなどが一緒になって見にくい。

特に、これを先にやって次これをやる。っていうことが分かりにくいです。


ですので、わたしは、カテゴリーを「今日やる」「今週やる」「今月やる」に分けました。


そして、OneNoteからOutlookに送った仕事リストを先ほど作成したカテゴリーに分けて下さい。


終わったら、Outlookのビューを「終了していない仕事」にして下さい。


これでこれから先、やる仕事はOutlookの仕事リストを見ながら上から順番にこなしていきます。

OneNoteとOutlookの連携技。

ダルビッシュの離婚。別居が報道されていますね。
誕生日を忘れない。ワークライフバランスをとるためにもGTDは有効ですよ。


sinです。


GTDの収集のステップが終わったら、次はワークフローに従ってやるべきことリストを処理していきます。
ここで、OutlookとOneNoteの連携が生きてきます。


まず。
OneNoteのinボックスを見て、ノートブックを上からクリックしていきます。

クリックして、次の質問に答えていきます。

その質問は。
「次のアクションが起こせますか？」です。
次のアクションというのは、次の行動が起こせるか。と言うことです。

起こせない場合。
OneNoteの「いつかやる」「ゴミ箱」「資料」のどれかのセッションに移動します。


行動が起こせる場合。次の質問にいきます。
次の質問は。
「そのアクションは一つですか？」です。


二つ以上の行動がある場合。
OneNoteの「プロジェクト」のセッションへ移動します。


アクションが一つで、2分以内に済ますことが出来る場合。
今すぐやります。


その行動が2分以上掛かる場合。
次の質問になります。

次の質問は。
「人に任せることが出来るか？」です。


人に任せれる場合、連絡して任します。
そして、やるべきことリストを書き変えます。

誰々から連絡待ち。と。


次の質問は、「日程が決まっているかどうかです。」

日程が決まっている場合は、Outlookのカレンダーに入力して下さい。


全ての質問に答えて、まだ残っている場合。
そのToDoは、OneNoteの「後でする」の中に入れて下さい。


これをinボックスがなくなりまでしていきます。


次は、OneNoteの「プロジェクト」と「後でする」のセッションの整理になります。

OneNoteで始めるGTD

今日はスッキリ晴れて、富士山がくっきり見えるようですね。

わたしのところは、曇です。


信です。


OneNoteの設定が終わったら、まず。
Windows+Nでミニノートを開いて、仕事を一つづつ入力していきます。

ノート一つに一つの仕事。プロジェクトを入力します。

一つの仕事とは、「誰々に電話する。」という風に一文で済むこと。
一つのプロジェクトは、「誰々の電話番号を調べる。誰々に電話する。」という風に二文以上書く必要があることで分けます。

頭の中にある仕事を全部入力して下さい。

その時に、「年末調整をする。」という大きな括りではなく、5分くらいで終わる行動まで分解するのがコツです。

「年末調整をする。」は、「保険のハガキを貰えるように保険会社に電話する。」だったり、「家族の生年月日を調べる。」だったりの行動に分解できますね。

その時に、「@職場パソコン」とか、「@職場電話」等のコンテキストを最後尾に入れておいて下さい。



頭の中の仕事を全部書き込んだら、次は書類やノート。手帳を見ましょう。

その中にも仕事があると思います。


それもどんどん入力していきます。


日付の決まっている仕事。会議とか研修とかは手帳のカレンダーに記入しておいて下さい。


入力が終わると、OneNoteのinボックスにノートができます。
これが、やるべきことリストになります。

次は、そのやるべきことリストを処理していきます。

MS OfficeでGTDを始めよう！

信です。


GTDの始め方はまず、Microsoft Officeをインストールして下さい。

Officeの中で使うのは、OutlookとOneNoteです。

わたしは、Office2007を使っていますが、Office2010でもそのまま使えると思います。



インストールが終わったら、OneNoteを起動して下さい。


OneNoteが始めての人に、どんなソフトかというと。
evernoteのようなデジタルノートアプリケーションです。

Windows+N でメモを取ったり、Windows+Sで画面のキャプチャーを取ったり。
ネットサーフィンをしていて、面白い記事があれば、IEのツール→OneNoteへ送る。でOneNoteに取り込むことが出来ます。
また、Outlookとの連携もよく、OneNoteからフラグを立ててOutlookの仕事に転記する。と言うことが簡単に出来ます。


OneNoteを使えば、情報整理の初期の段階。記録と整理が楽になります。



では、OneNoteを起動したら、GTD用のノートブックを作成しましょう。

OneNoteでは、ノートブック。セッション。ページという風に階層的にノートを整理していきます。

GTD用のノートブックを作成したら、セッションをいくつか作成しましょう。

作成するセッションは、「inボックス」「いつかやる」「後でやる」「プロジェクト」「ゴミ箱」「資料」です。


GTD用のノートブックが作成できたら、次は、設定をします。


ツール→オプションで設定画面が出てきます。


設定画面の保存を見て、既定の参照先を変更しましょう。

落書きノートセッションを、先ほど作成した「inボックス」に変更します。

次に、OneNoteに送るを見て、Webノートと印刷イメージも「inボックス」に変更します。


これでOneNoteの設定も出来ました。


次はいよいよ、OneNoteでGTDを始めてみましょう。

忙しくても頭スッキリ仕事術。GTDとは？

信です。


仕事の進め方はGTDを少し改良して使っています。

頭の中をシステムに追い出すので、頭スッキリ。
物忘れがなくなりました。

ただ。。。
忙しいからまだしてない。ということは増えましたけど。


システムは、メインにOutlookとOneNoteを。サブに手帳を。リアルな文書はA3用紙の入る箱三段を使用します。


出来れば、iphonとか使って外でもToDoリストの確認が出来ればいいのですが、そこまでは必要無いかな。と思っています。


あなたは、どんな仕事の進め方をしていますか？

良かったら教えて下さい。