OneNoteとOutlookの連携技。

ダルビッシュの離婚。別居が報道されていますね。
誕生日を忘れない。ワークライフバランスをとるためにもGTDは有効ですよ。


sinです。


GTDの収集のステップが終わったら、次はワークフローに従ってやるべきことリストを処理していきます。
ここで、OutlookとOneNoteの連携が生きてきます。


まず。
OneNoteのinボックスを見て、ノートブックを上からクリックしていきます。

クリックして、次の質問に答えていきます。

その質問は。
「次のアクションが起こせますか？」です。
次のアクションというのは、次の行動が起こせるか。と言うことです。

起こせない場合。
OneNoteの「いつかやる」「ゴミ箱」「資料」のどれかのセッションに移動します。


行動が起こせる場合。次の質問にいきます。
次の質問は。
「そのアクションは一つですか？」です。


二つ以上の行動がある場合。
OneNoteの「プロジェクト」のセッションへ移動します。


アクションが一つで、2分以内に済ますことが出来る場合。
今すぐやります。


その行動が2分以上掛かる場合。
次の質問になります。

次の質問は。
「人に任せることが出来るか？」です。


人に任せれる場合、連絡して任します。
そして、やるべきことリストを書き変えます。

誰々から連絡待ち。と。


次の質問は、「日程が決まっているかどうかです。」

日程が決まっている場合は、Outlookのカレンダーに入力して下さい。


全ての質問に答えて、まだ残っている場合。
そのToDoは、OneNoteの「後でする」の中に入れて下さい。


これをinボックスがなくなりまでしていきます。


次は、OneNoteの「プロジェクト」と「後でする」のセッションの整理になります。

OneNoteで始めるGTD

今日はスッキリ晴れて、富士山がくっきり見えるようですね。

わたしのところは、曇です。


信です。


OneNoteの設定が終わったら、まず。
Windows+Nでミニノートを開いて、仕事を一つづつ入力していきます。

ノート一つに一つの仕事。プロジェクトを入力します。

一つの仕事とは、「誰々に電話する。」という風に一文で済むこと。
一つのプロジェクトは、「誰々の電話番号を調べる。誰々に電話する。」という風に二文以上書く必要があることで分けます。

頭の中にある仕事を全部入力して下さい。

その時に、「年末調整をする。」という大きな括りではなく、5分くらいで終わる行動まで分解するのがコツです。

「年末調整をする。」は、「保険のハガキを貰えるように保険会社に電話する。」だったり、「家族の生年月日を調べる。」だったりの行動に分解できますね。

その時に、「@職場パソコン」とか、「@職場電話」等のコンテキストを最後尾に入れておいて下さい。



頭の中の仕事を全部書き込んだら、次は書類やノート。手帳を見ましょう。

その中にも仕事があると思います。


それもどんどん入力していきます。


日付の決まっている仕事。会議とか研修とかは手帳のカレンダーに記入しておいて下さい。


入力が終わると、OneNoteのinボックスにノートができます。
これが、やるべきことリストになります。

次は、そのやるべきことリストを処理していきます。

MS OfficeでGTDを始めよう！

信です。


GTDの始め方はまず、Microsoft Officeをインストールして下さい。

Officeの中で使うのは、OutlookとOneNoteです。

わたしは、Office2007を使っていますが、Office2010でもそのまま使えると思います。



インストールが終わったら、OneNoteを起動して下さい。


OneNoteが始めての人に、どんなソフトかというと。
evernoteのようなデジタルノートアプリケーションです。

Windows+N でメモを取ったり、Windows+Sで画面のキャプチャーを取ったり。
ネットサーフィンをしていて、面白い記事があれば、IEのツール→OneNoteへ送る。でOneNoteに取り込むことが出来ます。
また、Outlookとの連携もよく、OneNoteからフラグを立ててOutlookの仕事に転記する。と言うことが簡単に出来ます。


OneNoteを使えば、情報整理の初期の段階。記録と整理が楽になります。



では、OneNoteを起動したら、GTD用のノートブックを作成しましょう。

OneNoteでは、ノートブック。セッション。ページという風に階層的にノートを整理していきます。

GTD用のノートブックを作成したら、セッションをいくつか作成しましょう。

作成するセッションは、「inボックス」「いつかやる」「後でやる」「プロジェクト」「ゴミ箱」「資料」です。


GTD用のノートブックが作成できたら、次は、設定をします。


ツール→オプションで設定画面が出てきます。


設定画面の保存を見て、既定の参照先を変更しましょう。

落書きノートセッションを、先ほど作成した「inボックス」に変更します。

次に、OneNoteに送るを見て、Webノートと印刷イメージも「inボックス」に変更します。


これでOneNoteの設定も出来ました。


次はいよいよ、OneNoteでGTDを始めてみましょう。